Как организатор мероприятий может улучшиться? Конечно, с помощью нескольких отличных советов и приемов по экономии времени при планировании мероприятий! Мы собрали 27 самых креативных и эффективных стратегий повышения производительности, известных современному организатору мероприятий, в этом списке идей, которые удивят, вдохновят и, в конечном счете, дадут информацию о процессе вашего мероприятия.
Новые секреты экономии времени при планировании мероприятий
1. Установите правила относительно изменений в событиях или контрактах в последнюю минуту.
Хотя существует множество способов обработки изменений в последнюю минуту , профилактика имеет ключевое значение. Поэтому в вашем контракте обязательно включите правила о том, что происходит, когда значительные изменения происходят за 1-3 месяца, за 1-4 недели и в день 1 недели. Также обязательно запишите объем работ.
2. Тестируйте работу нового персонала на небольших мероприятиях.
Работа с персоналом для мероприятий — это само по себе навык. Не нанимайте новых сотрудников на самые важные мероприятия, пока вы хотя бы раз не увидите, как они справляются с менее масштабными и менее интенсивными мероприятиями.
3. Отправьте партнерам, спонсорам и командам мемы с напоминаниями о сроках.
Мемы оказывают научно доказанное воздействие на мозг человека . Поэтому, даже если все втайне ненавидят ваши дружеские письма-напоминания, добавление мема может помочь запустить центры формирования памяти в нашем мозге (потому что по определению мем приписывает значение в противном случае бессмысленному изображению) и помочь участникам почувствовать большее чувство общности, приняв участие (или, по крайней мере, осознав) в почти племенном обмене, который привел их к знанию этой конкретной микроинформации.
4. Заставьте организаторов мероприятий платить штрафы за просрочку.
Ничто не зажигает огонь под человеком так, как выбрасывание хороших денег. Установите для своих организаторов мероприятий те же параметры и цифры штрафа за просрочку, которые вы используете для своих клиентов (размер штрафа не имеет значения; само его существование должно быть достаточным, чтобы вселить страх в их сердца).
5. Используйте чат-ботов для общения с участниками мероприятия.
Используйте чат-ботов перед мероприятием, чтобы сформировать фирменный стиль и тон вашего мероприятия, обеспечить поддержку клиентов и собрать данные о вашей аудитории с помощью таких методов, как опросы и анкетирования.
6. Создайте обучающие видеоролики для персонала мероприятия.
За неделю до мероприятия отправьте ссылку на защищенный паролем видеоряд, который сотрудники смогут просмотреть (и, желательно, по которому их будут проверять), чтобы подготовить их к важному дню. Вот несколько идей по использованию обучающих видео для сотрудников , которые вы можете напрямую применить к своему мероприятию.
7. Объедините все каналы социальных сетей, посвященные вашему мероприятию, на одной платформе.
Такие инструменты, как Buffer , HootSuite и Everypost, объединяют несколько каналов в единую панель управления, что позволяет вам получить общее представление о том, какой контент вы распространяете и как на него реагирует аудитория вашего мероприятия, не переключаясь между полудюжиной сайтов.
8. Получите комплексный инструмент управления мероприятиями.
Лучшие варианты программного обеспечения для управления мероприятиями должны помочь вам выполнить такие задачи, как: сформировать бюджет, найти место проведения мероприятия, разработать план этажа или макет, сотрудничать с ключевыми заинтересованными сторонами и помочь в маркетинге самого мероприятия.
9. Настройте отправку текстовых сообщений с компьютера.
Очень отвлекает необходимость одновременного контроля писем на рабочем столе и сообщений на телефоне, поэтому попробуйте хранить их все в одном месте. Если у вас уже есть Mac, вы, вероятно, можете использовать iMessage. Но если у вас есть ПК или вы общаетесь с кем-то, у кого нет телефона Apple, просто следуйте этим инструкциям .
10. Централизуйте коммуникацию событий.
Среднестатистический человек тратит 28% всего рабочего дня только на отправку и ответы на электронные письма. Сэкономьте себе и всей своей команде этот кусок времени, внедрив единое решение для обслуживания событий , где вы все можете обмениваться документами, объединять потоки сообщений и получать обновления в реальном времени о статусах проектов, даже не открывая свой почтовый ящик.
11. Позвольте программному обеспечению для анализа лиц провести для вас маркетинговое исследование.
Распознавание лиц можно использовать для сокращения числа ручных регистраций гостей на мероприятиях, повышения безопасности мероприятий, создания тепловых карт программ и аккуратного сбора новых потенциальных клиентов.
12. Организуйте список дел по степени срочности и важности.
Эта полезная диаграмма, получившая название «Матрица Эйзенхауэра», поможет вам навести порядок в списке дел и в первую очередь заняться только самыми важными задачами (то есть теми, которые являются и срочными, и важными ).
13. Назначьте в компании ответственного за разрешение конфликтов.
Время от времени между заинтересованными сторонами возникают разногласия, но работа над этими решениями может занять большую часть вашего графика, чем вы запланировали. Убедитесь, что ваш назначенный руководитель по принятию решений знает все детали ситуации, может беспристрастно оценить обе стороны и хорошо справляется с давлением.
14. Составьте подробный график своего рабочего дня.
Планируйте действия, используя 15-минутные блоки, не забывайте планировать перерывы, группируйте схожие задачи в одинаковые временные отрезки.
15. Избегайте отвлекающих факторов, выделив время для самостоятельной работы в своем публичном календаре.
Такое распределение времени помогает убедиться, что другие члены команды уважают ваши границы, пока вы сосредоточены на задаче.
16. Получите от каждого из ваших поставщиков резервного копирования требования к порядку, срокам и документам.
Если что-то пойдет не так с вашими поставщиками, это, скорее всего, будет проблемой последней минуты. Поэтому имейте по крайней мере 3 запасных варианта со всеми их соответствующими данными в папке планирования мероприятий для каждого типа поставщика, который понадобится вашему мероприятию.
17. Проведите капитальный ремонт рабочего процесса.
Отслеживание того, что вы делаете каждый день, может привести к лучшему балансу между работой и личной жизнью, но также может помочь выявить слабые стороны в вашем текущем процессе. Например, вам может потребоваться делегировать больше административных задач или проводить более короткие совещания.
18. Постоянно пополняйте список потенциальных докладчиков и докладчиков для будущих мероприятий.
Соберите имена людей, которые имеют влияние в вашей отрасли, являются прекрасными лекторами или публично выразили заинтересованность в сотрудничестве с вашим брендом. Когда придет время бронировать спикеров, вам не придется тратить часы на поиски кого-либо в LinkedIn и списке контактов — просто обратитесь к списку!
19. Представьте, как бы вы оптимизировали свой процесс, если бы ваш текущий график увеличился вдвое.
Это великолепное психологическое упражнение заставляет вас понять, как в самой напряженной ситуации, которую только можно себе представить, вы могли бы справиться с трудностями планирования, которые возникают при полностью зашкаливающей рабочей нагрузке. Это, пожалуй, лучший способ победить закон Паркинсона .
20. Составьте список ожиданий и задач, за которые будут отвечать все волонтеры вашего мероприятия (и поделитесь им этим заранее).
В день мероприятия отвечать на вопросы и микроменеджмент волонтеров мероприятия отнимает слишком много времени. К тому же, они действительно оценят вашу подготовку к ним (это один из лучших способов сделать ваших волонтеров счастливыми).
21. Автоматизируйте процесс регистрации событий.
Ускорьте процесс, выбрав отличное приложение для регистрации на мероприятие . Ищите удобные функции, которые еще больше сократят время, необходимое для обучения персонала вашего мероприятия использованию программы, если вы хотите получить дополнительный удар по производительности.
22. Делитесь экранами рабочего стола на своем телефоне.
Такие инструменты, как Chrome to Mobile, позволяют легко синхронизировать все открытые вкладки с одного устройства на другое, что полезно, когда вы направляетесь на встречу, едете на место проведения мероприятия или возвращаетесь с него, или просто хотите сохранить эти страницы для просмотра позже.
23. Назначайте докладчиков и организуйте презентации с помощью единой платформы для совместной работы.
Использование электронной почты для ответов на вопросы докладчиков, утверждения планов и сбора фотографий или биографий неэффективно, поэтому лучше использовать единый инструмент, который объединит всех ваших докладчиков в одну цифровую область, которую вы сможете контролировать.
24. Используйте конструктор сайтов регистрации на мероприятия вместо того, чтобы создавать его с нуля.
Кроме того, использование настраиваемого решения облегчит сбор информации об аудитории, поддержит высокий уровень безопасности, улучшит стратегию проведения мероприятия и предоставит более чем достаточно дополнительных функций, экономящих время, чтобы полностью завершить ваш новый план производительности.
25. Добавьте QR-сканер в приложение вашего мероприятия.
Использование QR-кодов для мероприятий облегчит регистрацию людей и поможет вашим стендам или спонсорам проводить ценные мероприятия, генерирующие лиды, не накладывая дополнительных ограничений на ваш график.
26. Используйте шаблоны для создания опросов и голосований по мероприятиям.
Объедините мобильное приложение для опроса участников мероприятия с вопросами для опроса участников, спонсоров или заинтересованных сторон .
27. Используйте инструмент сортировки электронной почты, который расставит приоритеты в вашем почтовом ящике.
Если у вас есть Gmail, попробуйте такие инструменты, как Sortd. Они помогают превратить ваш почтовый ящик в список дел, используя настраиваемые столбцы для организации задач на основе ваших писем. Если вы используете другого поставщика электронной почты, ищите расширение, которое позволяет вам выйти за рамки базового цветового кодирования, чтобы предоставить действительно полезную помощь в организации.
Перевод статьи из блога поставщика ПО для event-индустрии
socialtables.com/blog/event-planning/timesaving-tips-tricks-secrets/
socialtables.com/blog/event-planning/timesaving-tips-tricks-secrets/